Jeszcze niedawno prestiżowy adres w centrum uchodził za oczywisty wybór na firmowe wydarzenie. Dziś organizatorzy coraz częściej rezerwują przestrzeń poza miastem, i nie chodzi wyłącznie o niższą cenę. Zmieniło się to, czego firmy oczekują od spotkań. Skoro codzienna praca w dużej mierze przeniosła się do wideokonferencji, wspólny wyjazd ma dawać coś, czego ekran nie zapewnia. Warto zrozumieć powody tej zmiany, ponieważ nie każde wydarzenie skorzysta na wyprowadzce z miasta.
Co firmy zyskują, wyjeżdżając poza centrum?
Argumenty za lokalizacją podmiejską układają się w kilka wyraźnych grup.
Uczestnicy przestają wracać do biura. Spotkanie odbywające się dwie przecznice od siedziby firmy przegrywa z bieżącymi sprawami, ponieważ każda przerwa oznacza szybkie zajrzenie na maila lub telefon od klienta.
Dystans kilkudziesięciu kilometrów rozwiązuje ten problem lepiej niż jakikolwiek apel prowadzącego. Dochodzi do tego kwestia parkingu, który w centrum bywa kosztowny i niewystarczający, a poza miastem przestaje być tematem rozmów.
Znaczenie ma również cena. Za budżet wystarczający na salę w centrum Łodzi firma otrzymuje poza miastem salę wraz z cateringiem, a często też z noclegiem.
Kiedy lokalizacja podmiejska nie ma sensu?
Ta formuła nie sprawdza się zawsze. Zrezygnuj z niej, gdy:
- spotkanie trwa dwie godziny i uczestnicy wracają potem do biura,
- wydarzenie gromadzi gości przylatujących samolotem, dla których liczy się bliskość lotniska i hotelu w centrum,
- program przewiduje wizyty w siedzibach klientów albo zwiedzanie miejskich instytucji,
- w firmie brakuje osoby gotowej skoordynować transport dla pracowników bez samochodu.
Ostatni punkt bywa niedoceniany. Wyjazd poza miasto wymaga rozwiązania kwestii dojazdu dla części zespołu, a zorganizowany autokar lub wspólne przejazdy trzeba zaplanować z wyprzedzeniem.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze obiektu poza miastem
Dystans od centrum sam w sobie niczego nie gwarantuje. Znaczenie mają konkretne cechy miejsca:
- Dojazd drogą szybkiego ruchu, dzięki któremu odległość w kilometrach nie przekłada się na godziny w korkach.
- Sale o zróżnicowanej wielkości, pozwalające zmieniać formę pracy w ciągu dnia.
- Kuchnia na miejscu, ponieważ dowożony catering ogranicza elastyczność godzin posiłków.
- Zaplecze noclegowe, jeśli program wykracza poza jeden dzień lub kończy się kolacją.
- Przestrzeń na zewnątrz, w której uczestnicy spędzą przerwy poza salą obrad.
Sprawdzenie tych pięciu kwestii zajmuje jedną rozmowę telefoniczną. Zaniedbanie któregokolwiek z nich potrafi zepsuć wydarzenie, na które firma przygotowywała się miesiącami.
Sprawdzone lokalizacje w centrum Polski
Region łódzki wyrósł na naturalne zaplecze konferencyjne dla firm z całego kraju, głównie dzięki przecięciu autostrad A1 i A2 pod Strykowem. Ośrodki konferencyjne w okolicy Łodzi łączą łatwy dojazd z cenami niższymi niż w miastach wojewódzkich, co przy większych grupach robi wymierną różnicę w budżecie. Hotel 500 w Strykowie działa w takim właśnie modelu.
Sale konferencyjne, restauracja i pokoje mieszczą się w jednym budynku, a uczestnicy z Łodzi docierają na miejsce w niespełna pół godziny, natomiast goście z Warszawy w nieco ponad godzinę.
Sprawdź obiekt, zanim zaplanujesz agendę
Decyzja o wyjeździe poza miasto powinna wynikać z charakteru spotkania, a nie z mody. Zastanów się, czy uczestnicy potrzebują oderwania od codziennych obowiązków, czy raczej szybkiego spotkania między innymi zadaniami.
Jeśli wybierasz pierwszy wariant, obejrzyj obiekt osobiście, przejdź się po salach i porozmawiaj o programie z koordynatorem. Reszta ułoży się już wokół tych ustaleń.