Termin zatwierdzony, lista gości rośnie, a zarząd pyta, gdzie właściwie się spotkacie. Brzmi znajomo? Spotkanie biznesowe w okolicach Poznania można zorganizować na dziesiątki sposobów i właśnie ten nadmiar możliwości najczęściej paraliżuje organizatorów. Jedni przeglądają katalogi obiektów tygodniami, inni rezerwują pierwszą wolną salę i potem żałują. Tymczasem wystarczy kilka przemyślanych decyzji na starcie, żeby cała reszta poukładała się sama.
Zacznij od celu, nie od katalogu obiektów
Negocjacje z kontrahentem, szkolenie zespołu i spotkanie zarządu wyglądają zupełnie inaczej, choć w kalendarzu wszystkie nazywają się tak samo. Zanim zaczniesz dzwonić po hotelach, odpowiedz sobie na trzy pytania:
- Co ma zostać po tym spotkaniu? Podpisana umowa, przeszkolony zespół, a może decyzja, która od miesięcy wisi w powietrzu?
- Ile osób przyjedzie i skąd? Goście z Warszawy czy Berlina patrzą na dojazd inaczej niż zespół z poznańskiego biura.
- Czy spotkanie kończy się tego samego dnia? Jeśli nie, nocleg na miejscu oszczędzi wszystkim logistycznej gimnastyki.
Z odpowiedziami w ręku rozmowa z obiektem trwa kwadrans zamiast godziny. Wiesz, czego szukasz, więc szybko odsiejesz miejsca, które tylko ładnie wyglądają w folderze.
Dojazd potrafi przesądzić o frekwencji
Nikt nie pochwali organizatora za dobry dojazd, ale każdy zapamięta godzinę spędzoną w korkach na Głogowskiej. Okolice Poznania mają tu sporo do zaoferowania. Bliskość autostrady A2, drogi ekspresowej S5 i lotniska Ławica sprawia, że goście z różnych stron Polski dojadą bez kombinowania.
Obiekt położony tuż przy trasie wjazdowej często wygrywa z hotelem w ścisłym centrum, bo omija problem parkowania i miejskiego ruchu w godzinach szczytu.
Wybór sali to dopiero początek
Samo pomieszczenie z rzutnikiem nie wystarczy, gdy spotkanie trwa cały dzień. Sprawdź, czy obiekt zapewnia:
- salę z dziennym światłem i sprawną klimatyzacją,
- sprzęt do prezentacji oraz nagłośnienie,
- przerwy kawowe i obiad bez wychodzenia z budynku,
- pokoje dla gości, którzy zostają na noc,
- przestronny parking dla uczestników przyjeżdżających autami.
Sprawdzone adresy niedaleko miasta
Dobrym przykładem takiej lokalizacji jest Hotel 500 w Tarnowie Podgórnym. Obiekt znajduje się przy trasie wylotowej z Poznania. Goście z zachodniej Polski i zza Odry dojadą tu prosto z autostrady A2, a firmy z podpoznańskich stref biznesowych mają go praktycznie po sąsiedzku.
Na miejscu czekają sale konferencyjne różnej wielkości, restauracja, pokoje dla uczestników i duży parking, więc całe wydarzenie zamyka się pod jednym dachem. Po intensywnym dniu rozmów można odetchnąć w zielonym otoczeniu obiektu, z dala od miejskiego zgiełku. Pełną ofertę hotelu znajdziesz pod adresem: https://www.hotel500.com.pl/tarnowo-podgorne
Sprawna organizacja spotkania nie polega na robieniu wszystkiego samodzielnie. Polega na wyborze miejsca, które zdejmie z Ciebie większość zadań. Wtedy zostaje już tylko to najważniejsze, czyli sama rozmowa przy stole.